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ECM-System für den Hausgebrauch

ECM (Enterprise-Conten-Management) ist zurzeit einer der am schnellsten wachsenden IT-Bereiche. Klassische Archivierung “meets” Web-Content-Management gepaart mit Neben-Disziplinen wie Social-Network, Workflow-Management und dergleichen mehr.

Die Software-Lösungen für diesen Bereich sind bereits vielfältig und einige Dinge gibt es auch unter GNU-Lizenz.

Das Thema interessiert mich schon eine ganze weile und ich möchte mich an einer Low-Cost-Implementierung für den privaten Anwendungsbereich versuchen. Als ECM-System habe ich mir jetzt Alfresco vorgenommen, ein bereits in der vierten Generation aufgelegtes und in der Community-Version frei verfügbares ECM für verschiedene Betriebssysteme.

Als Hardware habe ich mir den hier noch aus früheren Experimenten vorhandenen Zotac Mag-Mini geschnappt und ein 32-Bit-Ubuntu Linux-System installiert, da der Zotac kein 64-Bit System zulässt. Leider gibt es für 32-Bit keinen All-In-One-Installer von Alfresco. Das bedeutete, ich musste alle “Zutaten” (wie z.B. MySQL, Tomcat, PDFToSwf etc) zu Fuß installieren. Zum Glück gab es für diesen Zweck einen schönen Blog, den ich in großen Teilen so wie hier verlinkt nachvollziehen konnte.

Anschließend noch ein Startscript für Alfresco in “/etc/init.d”. Jetzt kann die praktische Arbeit beginnen …

Die Vision ist primär die bessere Abwicklung der häuslichen Papierflut: Belege, die sich sonst wochenlang bis sich mal wieder jemand erbarmt in Sammelkästen türmen sollen künftig zeitnah eingescannt und in das ECM verschoben werden. Die verhasste Ablage der Originale erfolgt dann nur noch chronologisch in herkömmlichen Aktenordnern. Im ECM werden die Belege kategorisiert und zusätzlich Volltext-Indexiert. Damit sollte dann zukünftig die Recherche entsprechend leichter fallen. Sollte man mal für irgendwelche Zwecke den Original-Beleg benötigen kann man diesen über die rein chronologische Ablage im Aktenordner leicht finden.

Eine entscheidende Rolle in der Bewertung der Praxistauglichkeit der Lösung spielt für mich u.A. ein ergonomischer Scanningprozess mit OCR und PDF-Output. Hier habe ich mich für eine Vor-Vor-Version von ABBY-Finereader (Version 9) entschieden, die für “Nüsse” zu haben war. Zusammen mit einem im Büro verfügbaren PANASONIC-Dokumentenscannersollte die Digitalisierung der Papierbelege auch bei größerem Volumen gut gelingen.

Mal sehen, wie sich die Sache entwickelt…

IT, Software

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